Wie Sie Ihre Ausgangspost noch effizienter bearbeiten

Wie Sie Ihre Ausgangspost noch effizienter bearbeiten

05/31/2018

Die manuelle Bearbeitung von Ausgangspost ist zeitaufwändig und ineffizient. Mit dem Gang zur Poststelle geht viel Zeit verloren. Beim Einsatz von Briefmarken besteht ausserdem das Risiko, durch falsches Frankieren zu viel zu bezahlen. Mit einem Frankiersystem sparen Sie dank der schnellen und effizienten Verarbeitung von Post Zeit und Geld. Und ein Frankiersystem bietet weitere Vorteile: Lesen Sie im folgenden Beitrag, wie Sie die Verarbeitung der Ausgangspost optimieren und Kosten sparen.

Die meisten Unternehmen nennen Zeiteinsparung als Hauptvorteil eines Frankiersystems. Das ist zweifellos der Hauptgrund, um von manueller Postverarbeitung auf ein Frankiersystem umzustellen. Sie bietet aber noch weitere Vorteile.

Intelligentes Frankieren

Eine Frankiermaschine spart die Zeit, die Sie benötigen, die Briefe zur Post zu bringen. Grosse Mengen Post mit unterschiedlichen Grössen und Gewicht werden rasch frankiert und versendet. Ein zeitaufweniges Vorfrankieren ist nicht nötig.


Da die Post exakt gewogen wird, ist ein korrektes Porto immer gewährleistet. Ohne präzises Wägen besteht das Risiko, dass ein zu hohes Porto verwendet wird. Diese überflüssigen, zusätzlichen Ausgaben summieren sich mit der Zeit. Zudem erlaubt das Frankiersystem, Kuverts mit einem Logo oder zusätzlichen Informationen zu bedrucken. Dadurch wird nicht nur Ihr Unternehmen als Absender identifiziert, auch Ihre Marke wird gestärkt. Und Sie haben die Möglichkeit, eine bestimmte Botschaft zu übermitteln.

Detaillierte Kostenberichte

Die Ausgangspost ist noch nicht erledigt, wenn sie Ihr Unternehmen physisch verlassen hat. Ein intelligentes Frankiersystem erlaubt Ihnen, die Verarbeitung Ihrer Ausgangspost kontinuierlich zu optimieren. Sie speichert Daten zu den Ausgaben für die unterschiedlichen Arten von Post und Bereiche Ihres Unternehmens. Die Frankiermaschine kann zum Beispiel ermitteln, welche Dokumente per A-Post versendet wurden. Vielleicht hätte B-Post gereicht? Wenn das der Fall ist, haben Sie eine Möglichkeit für Kosteneinsparungen gefunden.
Dank detaillierter Kostenberichte können Portokosten innerhalb des Unternehmens zurückverfolgt werden. Das spart kostbare Zeit bei der Abrechnung. Zudem wird die Rechnungsstellung an Kunden vereinfacht, falls in ihrem Auftrag Post versendet wurde. Ohne digitale Erfassung ist das Sammeln der notwendigen Daten für diese Aktivitäten aufwändig und kompliziert.
Unternehmen, die eine Verwaltungssoftware verwenden, können die Daten der Frankiermaschine direkt einspeisen. So wird die Ausgabenüberwachung noch weiter automatisiert. Durch das Verbinden der Systeme und das Optimieren der Berichterstattung können Unternehmen die Geschäftsabläufe verbessern, Kosten einsparen und Fehler minimieren.

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