Wie Sie für Genauigkeit bei der Kundenkommunikation sorgen können

Wie Sie für Genauigkeit bei der Kundenkommunikation sorgen können

04/24/2018

Jedes Unternehmen strebt eine erfolgreiche Kommunikation an. Das bedeutet: Kundinnen und Kunden zur richtigen Zeit auf dem richtigen Weg die richtige Botschaft zu übermitteln.

Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Unternehmen haben heutzutage viele Möglichkeiten, ihre Kundschaft zu kontaktieren, z. B. auf dem Postweg oder über verschiedene digitale Kanäle wie E-Mails. Diese Kanäle effektiv einzusetzen, ist an sich schon eine Herausforderung. Dazu kommen die Präferenzen von Kundinnen und Kunden bezüglich der Kanäle, über die sie kontaktiert werden möchten. Und dabei kommt es darauf an, jedes Mal genau und effektiv zu kommunizieren.

Genauigkeit ist bei der Kundenkommunikation von grosser Bedeutung. Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen müssen Dokumente den beabsichtigen Empfänger erreichen. Kommen personenbezogene oder sensible Daten abhanden, kann dies ein ernst zu nehmendes Datenschutzproblem darstellen.

Ausserdem möchten Unternehmen durch Genauigkeit die Wirkung ihrer Kommunikation maximieren. Kurz gesagt: die falschen Informationen zu verschicken, hinterlässt einen schlechten Eindruck. Kundinnen und Kunden möchten von Unternehmen ein persönliches Erlebnis kommuniziert bekommen und hören, wer sie sind. Dies beginnt bereits bei der korrekten Anrede. Darüber hinaus wird durch eine umfassendere Personalisierung eine stärkere Kundenbeziehung aufgebaut.

Von manuell zu digital: Verbesserung der Genauigkeit durch digitale Tools

Je grösser Unternehmen werden, desto mehr Print- und digitale Kommunikationskanäle kommen zum Einsatz. Wenn diese Kanäle nicht von Anfang an koordiniert werden, kann die Einheitlichkeit beeinträchtigt werden. Die Verwaltung der Kommunikation über sämtliche Kanäle kann sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein.

Die manuelle Bearbeitung und Umformatierung von Dokumenten für verschiedene Kanäle (z. B. gedruckte Post und E-Mails) ist ein langwieriger Prozess, bei dem es zu Fehlern kommen kann. Im schlimmsten Fall werden Informationen an die falsche Person geschickt. Darunter leiden die Kundenbeziehung und möglicherweise auch der Ruf des Unternehmens. Genauigkeit ist für den Datenschutz und die Unternehmensreputation unerlässlich.
 
Durch Automatisierung kann die Genauigkeit und Effizienz verbessert werden.
Ausserdem gelingt damit die überaus wichtige Personalisierung, mit der Ihr Unternehmen seine Botschaft erfolgreich vermitteln kann. Mithilfe von Output-Management-Software kann nicht nur die Kommunikation verwaltet werden. Es lassen sich damit auch Botschaften erstellen, die den Kundenpräferenzen entsprechen.
 
Die Software automatisiert zahlreiche Aspekte des Kommunikationsprozesses (einschliesslich der Anrede), wodurch das Fehlerrisiko verringert wird. Zudem zentralisiert sie das Kommunikationsmanagement. Dadurch wird verhindert, dass Informationen innerhalb des Unternehmens aus dem Takt kommen und ausgehende Kommunikation überlappt oder dupliziert wird.

Output-Management-Software und wie sie funktioniert

Dieses digitale Kommunikationstool bereitet die Post durch ein einziges, zentralisiertes Mail-Management-System vor, auf dem alle zuständigen Mitarbeiter, über eine webbasierte Schnittstelle zugreifen können.
 
Und so funktionierts:
  1. Zunächst werden die Dokumente sortiert, z. B. nach Dokumententyp.
  2. Mit den Ausgabeeinstellungen der OMS wird definiert, welche Dokumente welcher Sendung zugeordnet werden.
  3. Die Dokumente erhalten ein Steuerzeichen (z. B. einen Barcode) basierend auf den darin enthaltenen Informationen. Für den Fall der Versendung mit der Post liest das Kuvertiersystem die Barcodes und stellt sicher, dass jedes Dokument im richtigen Kuvert verpackt wird.
  4. Das System versendet die vorbereiteten Dokumente über die ausgewählten Kanäle (z. B. gedruckte Post und Kuvertiersystem oder E-Mails).

Sieben Wege, wie Output-Management-Software Ihrem Unternehmen helfen kann

Die Zentralisierung und Automatisierung des Kommunikationsmanagements auf diese Weise kann Unternehmen dabei helfen:

  1. Die Kundenzufriedenheit zu steigern, indem die Kundenpräferenzen bezüglich des Kommunikationsweges erfüllt und Botschaften personalisiert werden.
  2. Die Produktivität zu erhöhen, indem weniger Zeit für die Zusammenstellung und Auslieferung von Kundenkommunikation benötigt wird.
  3. Die Kosten zu senken, indem beispielsweise mehrere Dokumente für eine Person in einem Kuvert oder, sofern bevorzugt, per E-Mail verschickt werden, wodurch Porto gespart wird.
  4. Die Sicherheit zu verbessern, da die Software Dokumente für jeden Empfänger sortiert und sämtliche Inhalte mithilfe eines intelligenten Kuvertiersystems sichert.
  5. Die Zusammenarbeit zu erhöhen über ein zentralisiertes Mail-Management-System, auf dem sämtliche Mitarbeiter, die es benötigen, Zugriff haben.
  6. Fehler zu reduzieren, die bei getrennten und manuellen Prozessen auftreten können.
  7. Sich anzupassen, wenn die Ansprüche an das Unternehmen wachsen.

Verbesserung der Effizienz und des Kundenerlebnisses

Mit Output-Management-Software können Unternehmen effizienter eine ansprechende und personalisierte Kundenkommunikation erstellen. Durch die Automatisierung der Erstellung und Auslieferung von Kundenkommunikation wird die Genauigkeit verbessert und sichergestellt, dass die richtige Person zur richtigen Zeit auf dem bevorzugten Weg kontaktiert wird.

Entdecken Sie unsere Software fürs Output-Management und automatisieren Sie Ihre Kommunikation mit einem Maximum an Genauigkeit.