Wie Sie den Inhalt Ihrer Dokumente sicherer machen

Wie Sie den Inhalt Ihrer Dokumente sicherer machen

06/26/2018

Das Erstellen und Versenden von Geschäftspost beansprucht viel Zeit. Dieser Aufwand ist umsonst, wenn Briefe und Dokumente den beabsichtigten Empfänger nicht erreichen. Unternehmen können das vermeiden, indem sie manuelle Prozesse automatisieren. Dadurch können sie ihr Ausgangspost-Management verbessern und beschleunigen – und nicht zuletzt sicherer machen. 

Das manuelle Erstellen, Zusammenstellen und Versenden von Kommunikationsmitteln ist aufwändig und fehleranfällig. Unternehmen müssen die Gewissheit haben, dass die von ihnen versendeten Dokumente die richtige Person erreichen. Fehler müssen in diesem Prozess daher unbedingt vermieden werden. Fehlgeleitete Kommunikationsmittel kosten Zeit und Geld. Das ist aber noch nicht alles. Wenn personenbezogene Daten in falsche Hände geraten, können die Folgen solcher Fehler weittragend sein. Aktuell sind Datenschutz und Datenmanagement mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in aller Munde.

Zwei Tracking-Massnahmen für eine sicherere Ausgangspost

Unternehmen stellen zunehmend auf digitale Prozesse um, die ein Protokoll sowie zuverlässige Messungen und Berichte bieten. Beim Ausgangspost-Management werden meistens die folgenden zwei Tracking-Massnahmen eingesetzt:

– Intelligente Barcodes: Mithilfe von Output-Management-Software werden Steuerzeichen wie Barcodes angebracht, die von einem intelligenten Kuvertiersystem eingelesen werden. So wird gesteuert, welches Dokument in welches Kuvert verpackt wird. 

– Elektronische Signaturen:  Elektronische Signaturen dienen als Nachweis dafür, dass die Dokumente den richtigen Empfänger erreicht haben.

Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Ausgangspost-Managements werden Aufgaben optimiert und Skalierbarkeit ermöglicht. Relevanten Nutzern kann der Zugriff auf ein Online-Tool gewährt werden, um das Erstellen und Zusammenstellen von Dokumenten zu steuern. Dadurch wird diese Tätigkeit zentralisiert und die Effizienz und Zusammenarbeit gefördert. 

Mühelose Automatisierung

Digitale Lösungen bieten kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie besitzen aber oft nicht das nötige Fachwissen, um diese Lösungen zu installieren oder zu warten. Für sie muss die Automatisierung problemlos ablaufen, damit sie sich auf die Bedienung der Kundschaft und den Geschäftsausbau konzentrieren können. Für sie eignen sich cloudbasierte Lösungen. Wenn eine Software über eine Cloud ausgeführt wird, fallen Downloads, Updates oder Unterhalt weg. Das Sichern von Dokumentinhalten ist für Unternehmen wesentlich, um den Datenschutz und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Digitalisierung und Automatisierung erlauben Unternehmen, die Sicherheit in ihrem Ausgangspost-Management zu erhöhen und Tracking sowie Monitoring einzuführen.

Entdecken Sie unsere cloudbasierten Lösungen im e-Services Bereich.

Neuen Kommentar schreiben