Wie sich EU-Richtlinien auf die Digitalisierung von Schweizer KMU auswirken

Wie sich EU-Richtlinien auf die Digitalisierung von Schweizer KMU auswirken

02/06/2018

Die Optmierung von Prozessen zur Kostensenkung zählt zu den wichtigsten Zielen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Das überrascht kaum, denn Unternehmen jeglicher Grösse streben seit jeher danach.

In den letzten Jahren bedeutete Optmierung zunehmend eine Umstellung von manuelle auf digitale Prozesse. Im Bereich der Kommunikation beispielsweise haben Unternehmen die Anzahl der Kanäle deutlich ausgebaut. Zum physischen Postversand sind E-Mails, SMS und Social Media hinzugekommen. Denn diese Kanäle sind für Unternehmen sowie für Kunden oft günstiger, bequemer und vor allem schneller. Digitale Prozesse können Kosten reduzieren und zugleich das Kundenerlebnis verbessern.

 

Im Grossen und Ganzen wurde die Digitalisierung bisher von jedem Unternehmen selbst bestimmt. Falls ein KMU mit manuellen Arbeitsabläufen gut bedient war, behielt es diese bei. Es bestand kein Druck zur Digitalisierung von Seiten des Gesetzgebers. Das hat sich aber nun geändert.

EU und die Schweiz treiben die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voran

In den meisten EU-Ländern ist die Rechnungsstellung immer noch ein vorwiegend manueller und papierbasierter Prozess. Diese veraltete und ineffiziente Vorgehensweise belastet aber die Ressourcen. Das ist insbesondere im öffentlichen Sektor stapazierend, wo Ressourcen in der Regel überlastet sind und der Kostendruck hoch ist. In der Schweiz sind ca. 20% der ausgestellten Rechnungen elektronisch. Daher fördert die EU die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung). Ziel ist es, den Prozess der Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen fast vollständig zu digitalisieren. Eine Massnahme dazu war die Einführung der Richtlinie 2014/55/EU. Diese verlieh E-Rechnungen den gleichen Status wie Papierrechnungen. Ausserdem wurden die Layouts und Formate standardisiert, um die grenzüberschreitende Rechnungsstellung zu vereinfachen.

 

Einige EU-Mitgliedsstaaten haben bereits weitere Schritte eingeleitet und die Verwendung von E-Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen per Gesetz geregelt. So können in Frankreich grössere Unternehmen ihre Rechnungen nur noch elektronisch stellen. Kleinere Firmen haben hingegen bis 2020 Zeit, um auf E-Rechnung umzustellen. In Österreich und Dänemark sind E-Rechnungen im Bereich Business to Government (B2G) seit Jahren vorgeschrieben. Auch in der Schweiz verpflichtet der Bundesrat seit Anfang 2016 Lieferanten der Bundesverwaltung dazu, Rechnung ab einem Vertragswert von CHF 5000 in elektronischer Form einzureichen. Eine vollständige Aufstellung der Gesetze in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten finden Sie hier.

Warum Schweizer KMUs die Gesetze zu E-Rechnungen beobachten sollten

Viele KMUs stellen dem öffentlichen Sektor keine Rechnungen oder nur Rechnungen unter einem Vertragswert von CHF 5000. Diese KMU gehen davon aus, dass sie nicht von diesen Gesetzen betroffen sind. Wenn ihre Zulieferer aber mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, werden diese alle ihre Rechnungen elektronisch stellen. Dadurch sind KMUs gezwungen, die Technologie zur Verarbeitung von E-Rechnungen zu übernehmen. Der Bundesrat hat bereits Gesetze zur Verwendung von E-Rechnungen eingeführt. Und wenn der Bundesrat bereit ist, Vorschriften zur Rechnungsstellung einzuführen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis auch andere Prozesse im Bereich der Kommunikation digitalisiert werden.

 

Wenn KMUs zum Handeln gezwungen werden, insbesondere durch neue Gesetze, kann das schnell zu Panik führen. Aufgrund von Zeitdruck wählen sie Lösungen, die ihren Bedürfnissen nicht entsprechen. Die Integration wird dabei oft zu wenig bedacht. Plötzlich sind die Abläufe nicht mehr kompatibel und werden komplexer und kostspieliger. Dadurch verpufft der Nutzen von digitalen Lösungen. Daher sollten KMUs digitale Lösungen, die ihre bestehenden Abläufe verbessern, proaktiv einführen. Der Bereich Kommunikation eignet sich dazu besonders. Dank webbasierten Lösungen, die das Erstellen und Versenden von Nachrichten automatisieren, können sich KMUs auf die Kundenbetreuung konzentrieren. Ausserdem senken sie Ihre Kosten und reduzieren durch die Automatisierung Fehler.

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