Wie Innovation und E-Rechnungen zusammenhängen

Wie Innovation und E-Rechnungen zusammenhängen

01/14/2019

Durch die elektronische Rechnungsstellung können Unternehmen jeglicher Grösse Geschäftstransaktionen beschleunigen und Betriebskosten senken. Diese Praxis ist insbesondere in Europa weit verbreitet, da öffentliche Auftraggeber in der EU ab dem 18. April 2019 alle Rechnungen elektronisch erhalten und verarbeiten müssen1. In der Schweiz verpflichtet der Bundesrat bereits seid Anfang 2016 Lieferanten der Bundesverwaltung dazu, Rechnung ab einem Vertragswert von CHF 5000 in elektronischer Form einzureichen. Auch andere Länder wie Singapur2 sind diesem Beispiel bereits gefolgt. Sie haben erkannt, dass eine standardisierte Vorgehensweise die Komplexität reduziert und Unternehmen hilft, ihre Prozesse zu vereinfachen und ihre Ressourcen effizienter zu nutzen. Damit sind E-Rechnungen für Unternehmen ein wichtiger Schritt auf dem Weg der Innovation und digitalen Transformation.

Auch wenn nicht alle Unternehmen der öffentlichen Hand Rechnungen stellen, beweist die EU-Richtlinie, dass die Gegebenheiten sich ändern. Es wird wahrscheinlich nicht lange dauern, bis E-Rechnungen in allen Sektoren, Branchen und Ländern zum Standard werden. Durch die Implementierung der notwendigen Systeme und Prozesse für den Versand von elektronischen Rechnungen sind Unternehmen dieser Entwicklung einen Schritt voraus.

 

Auf Papier muss nicht sofort verzichtet werden

Die Umstellung auf E-Rechnungen wird Zahlungen beschleunigen und vereinfachen. Papierrechnungen müssen aber nicht von heute auf morgen verschwinden. Es ist wahrscheinlich, dass ein Teil der Kundinnen und Kunden umgehend auf E-Rechnungen umstellen möchte. Andere wiederum werden trotzdem eine Papierrechnung benötigen – oder möchten zumindest die Wahl haben. Daher müssen Änderungen parallel zu den bestehenden Prozessen erfolgen und den Versand über mehrere Kanäle ermöglichen. Es ist wichtig, E-Rechnungen anzubieten, aber dies sollte zusätzlich zum Postversand oder sogar Fax geschehen. Wenn dieser Multichannel-Prozess zentral verwaltet wird, ist es einfach, den Versandkanal zu wechseln und Rechnungen aller Formate nachzuverfolgen. 

Weitere Vorteile führen zu weniger verspäteten

Zahlungen Mit einer Multichannel-Plattform können Unternehmen weitere innovative digitale Funktionen im Bereich Tracking nutzen. Dazu gehört die integrierte Barcodetechnologie, mit der über ein Webportal exakt nachverfolgt werden kann, wohin und wann Dokumente versendet wurden. Dadurch lässt sich einfacher erkennen, welche Rechnungen fällig sind und wann Zahlungserinnerungen versendet werden müssen. Wenn die Prozesse für das Erstellen und Versenden von Rechnungen optimiert sind und dabei die Ansprüche der Empfänger berücksichtigt werden, gehen Zahlungen schneller ein und der Umsatz wird gesteigert. 

Innovation dank Digitalisierung

Auch wenn Papierrechnungen in gewissen Fällen erforderlich sind, beinhaltet deren Erstellung und Versand eine Vielzahl von zeitaufwändigen, manuellen und veralteten Prozessen. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung optimiert nicht nur die Erstellung und den Versand von Rechnungen. Das Personal kann die freigewordene Zeit in wertschöpfende Aktivitäten stecken, die das Umsatzwachstum direkt steigern. 

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1https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/Key+eInvoicing+dates+and+events
2https://www.straitstimes.com/singapore/singapore-adopts-national-e-invoice-system

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