GDPR für die Schweiz

GDPR - Warum auch Schweizer Unternehmen handeln müssen?

04/12/2018

Ab 25. Mai 2018 gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO/GDPR). Warum aber spielt die EU-DSGVO auch für die Schweiz als Nicht-EU-Land eine wichtige Rolle?

Mit dem EU-Datenschutz-Grundverordnung wird eine einheitliche rechtliche Grundlage in der Europäischen Union geschaffen, der den Schutz persönlicher Daten stärkt und festgelegt, ob und in welcher Weise die Daten erhoben, verwendet und gespeichert werden dürfen. Trotz ihres Namens hat die EU-DSGVO/ EU-GDPR globale Wirkung. Jedes Unternehmen, unabhängig von seinem Standort, muss sie einhalten, wenn es Daten über EU-Bürger erhebt oder eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft in der EU existiert.

GDPR mit Neopost umsetzen

Um Ihre Organisation auf GDPR vorzubereiten, werden wir die relevanten Bereiche nun näher erläutern und darstellen, wie wir Ihnen in den genannten Bereichen helfen können:

Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung: Jeder Kunde hat das Recht eine Auskunft zu erhalten, ob und welche personen­bezogenen Daten gespeichert oder verarbeitet wurden bzw. welche damit zusammenhängenden Informationen vorliegen. Er hat weiter das Recht, die über ihn gespeicherten Informationen zu ergänzen, zu berichtigen oder zu löschen. Eine Antwort muss innerhalb 28 Tagen dem Kunden vorliegen und es darf dafür keine Verrechnung erfolgen. Neopost bietet Ihnen leistungsfähige Lösungen für das Daten-Management, mit der die unternehmensweit anfallenden Daten konsolidiert werden. Hierfür brauchen Sie einfach nur Ihre Datensätze auf die Technologieplattform zu exportieren, die dann die Daten abgleicht sowie die Informationen bezüglich der anfragenden Person identifiziert und konsolidiert. Sobald die Daten für die einzelne Person konsolidiert sind, kann unsere Output-Management-Lösung die Informationen in eine vorgegebene Formatvorlage überführen und die Auskunft, Bestätigung der Berichtigung oder der Löschung versenden, und zwar auf dem jeweils bevorzugten Kommunikationsweg auf Papier oder elektronisch. Wichtig ist, dass hinsichtlich der Informationsabfrage Anspruch auf Vollständigkeit besteht. Es sind also nicht nur die z.B. in Ihren CRM-Systemen enthaltenen Daten betroffen, sondern auch die auf Papier vorliegenden Informationen. Die Neopost-Technologie kann auch dieser Anforderung erfüllen, denn sie digitalisiert und exportiert die auf Papier vorliegenden Informationen und verschafft Ihnen so ein komplettes Bild der über den Kunden vorliegenden Informationen. Bei Bedarf kann das Extrahieren der Daten durch Roboterprozesse auch automatisiert werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Verlangt ein Einzelner die Berichtigung seiner personenbezogenen Daten, schränkt dies bereits Ihre Verwendung dieser Daten ein, bis die betreffenden Ergänzungen gemacht wurden. Vielfach betrifft die Einschränkung eine vom Einzelnen nicht gewünschte Kommunikation. Bei den Output-Management-Lösungen von Neopost können die Betreffenden in eine „Sperrliste“ für Mails aufgenommen werden. Durch diese Liste wird die Kommunikation an diese Personen automatisch blockiert.

Mitteilungspflicht: Unternehmen sind verpflichtet den Betroffenen jegliche Veränderung an deren persönlichen Daten mitteilen. Unsere Output-Management Lösung identifiziert die Kontaktinformationen, exportiert diese in ein Standard-Dokumentenformat, um die Betroffenen entsprechend zu informieren.

Datenschutz durch Technikgestaltung: Zur Einhaltung dieser Gesetzgebung muss ein Unternehmen in der Lage sein, die spezifischen Schritte nachzuweisen, die es zur Erfüllung des Datenschutzes in seine Prozesse integriert hat.

Durch eine Investition in die GDPR-Technologien von Neopost kann Ihr Unternehmen den entsprechenden Nachweis problemlos erbringen. Durch den Einsatz dieser Technologie haben Sie bereits Schritte hin zur Compliance Ihrer internen Prozesse unternommen. Wenn es zu einer Überprüfung kommt, sollten Sie unbedingt auf die Verwendung der betreffenden Technologie hinweisen. Ihre Investition in das System kommt bereits einem Nachweis gleich, dass Ihr Unternehmen die erforderlichen Schritte unternommen hat, um die GDPR-Gesetzgebung zu erfüllen.

GDPR mit Neopost Output-Management Lösungen umsetzen

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